Sichere Videokommunikation in der Arztpraxis

Videokommunikation kann Arztpraxen und Medizinische Versorgungszentren spürbar entlasten. Teams an mehreren Standorten stimmen sich schneller ab. Fortbildungen und Softwareeinweisungen lassen sich ohne Anfahrt organisieren. Auch ärztliche und psychotherapeutische Behandlungen können in geeigneten Fällen per Video stattfinden.

Dabei gelten jedoch nicht für jedes Gespräch dieselben Anforderungen. Entscheidend ist, ob Patientinnen und Patienten behandelt werden, konkrete Gesundheitsdaten zur Sprache kommen oder lediglich organisatorische Fragen besprochen werden.

Videosprechstunde und Videokonferenz sind nicht dasselbe

Eine Videosprechstunde ist Teil der medizinischen oder psychotherapeutischen Versorgung. Dabei werden regelmäßig Gesundheitsdaten verarbeitet. Praxen dürfen hierfür nur einen Videodienst verwenden, der die geltenden Anforderungen erfüllt und in der Liste der zertifizierten Videodienstanbieter aufgeführt ist.

Nach Angaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung muss der Anbieter unter anderem gewährleisten, dass die Übertragung während der gesamten Videosprechstunde Ende-zu-Ende verschlüsselt ist. Die Praxis erhält nach dem Vertragsschluss eine Bescheinigung über die Zertifizierung. In der Regel muss sie die Nutzung des Dienstes außerdem ihrer Kassenärztlichen Vereinigung anzeigen, bevor entsprechende Leistungen abgerechnet werden können.

Für eine rein organisatorische Videokonferenz im Praxisteam gelten diese besonderen Vorgaben zur Videosprechstunde nicht automatisch. Ein gängiger Konferenzdienst kann zum Beispiel genutzt werden, um Dienstpläne, Urlaubsvertretungen, Materialbestellungen oder Schulungstermine abzustimmen. Voraussetzung ist, dass dabei keine sensiblen Patientendaten besprochen oder gezeigt werden.

Die Faustregel lautet daher:

Behandlung oder Beratung von Patientinnen und Patienten: zertifizierten Videodienst für Videosprechstunden verwenden.
Telekonsil mit konkretem Patientenbezug: einen für diesen Zweck geeigneten, besonders geschützten Kommunikationsweg wählen.
Interne Organisation ohne Patientendaten: ein allgemeiner Videokonferenzdienst kann ausreichen, wenn die Praxis ihn sicher konfiguriert und verbindliche Nutzungsregeln festlegt.

Der häufigste Fehler ist nicht der Videodienst

Ein technisch sicherer Dienst allein schützt noch nicht vor Datenpannen. Im Praxisalltag entstehen Risiken häufig durch die Nutzung: Ein Einladungslink wird weitergeleitet, ein Familienmitglied hört im Homeoffice mit oder bei der Bildschirmfreigabe ist das gesamte Praxisverwaltungssystem sichtbar.

Gerade die Freigabe des Bildschirms verdient Aufmerksamkeit. Geöffnete E-Mails, Laborbefunde, Terminkalender oder Patientenakten können innerhalb von Sekunden für alle Teilnehmenden sichtbar werden. Deshalb sollten nicht benötigte Programme vor Beginn geschlossen werden. Wenn eine Präsentation oder Softwarefunktion gezeigt werden soll, sollte nur das betreffende Fenster und nicht der gesamte Bildschirm freigegeben werden.

Bei Schulungen durch einen IT-Dienstleister gilt zusätzlich: Verwenden Sie nach Möglichkeit Testdaten. Echte Patientenakten sind für eine Funktionsvorführung in aller Regel nicht erforderlich. Ein Fernzugriff sollte nur für den notwendigen Zeitraum freigegeben und anschließend wieder beendet beziehungsweise überprüft werden.

Sieben Regeln für sichere Videokommunikation

Mit klaren Vorgaben lässt sich ein großer Teil der vermeidbaren Risiken reduzieren.

1. Zweck vor dem Termin festlegen

Klären Sie bereits bei der Einladung, worum es in der Videokonferenz gehen soll. So lässt sich entscheiden, welcher Dienst geeignet ist und ob Patientendaten überhaupt erforderlich sind.

2. Nur freigegebene Dienste nutzen

Legen Sie verbindlich fest, welche Anwendungen das Praxisteam verwenden darf. Spontan eingerichtete private Konten oder nicht abgestimmte Messenger erschweren die Kontrolle über Einstellungen, Zugänge und Datenverarbeitung.

3. Zugang zur Besprechung schützen

Nutzen Sie individuelle Einladungslinks, Passwörter oder einen virtuellen Warteraum. Prüfen Sie vor Beginn, ob ausschließlich die vorgesehenen Personen teilnehmen. Öffentlich zugängliche oder dauerhaft wiederverwendete Links sind für vertrauliche Besprechungen ungeeignet.

4. Vertrauliche Umgebung schaffen

Eine Videokonferenz sollte so geschützt stattfinden wie ein Gespräch hinter geschlossener Tür. Unbefugte Personen dürfen weder mithören noch den Bildschirm einsehen. Das gilt besonders im Homeoffice und beim mobilen Arbeiten. Ein Headset kann das Mithören erschweren, ersetzt aber keinen geschützten Raum.

5. Bildschirmfreigabe begrenzen

Schließen Sie Patientenakten, E-Mails und andere nicht benötigte Anwendungen. Geben Sie nur das benötigte Programmfenster frei. Aktivieren Sie Benachrichtigungen während der Konferenz nicht auf dem freigegebenen Bildschirm.

6. Software aktuell halten

Videokonferenzprogramme, Browser und Betriebssysteme sollten regelmäßig aktualisiert werden. Updates schließen bekannte Sicherheitslücken. Veraltete Anwendungen können selbst bei sorgfältiger Bedienung ein vermeidbares Risiko darstellen.

7. Aufzeichnungen grundsätzlich vermeiden

Prüfen Sie vor jeder Aufzeichnung sehr sorgfältig, ob sie überhaupt erforderlich und rechtlich zulässig ist. Eine Aufnahme erzeugt zusätzliche sensible Daten, für die Zugriffsrechte, Speicherort, Löschfrist und Information der Betroffenen geregelt werden müssen. Für gewöhnliche Teambesprechungen ist eine Aufnahme meist nicht notwendig. Bei Gesprächen mit Patientinnen und Patienten sind zusätzlich die berufs- und datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten.

Auch im Homeoffice bleibt die Praxis verantwortlich

Videosprechstunden können unter bestimmten Voraussetzungen außerhalb der Praxisräume stattfinden. Die KBV nennt dafür beispielsweise einen vollständig ausgestatteten Telearbeitsplatz in einem geschlossenen Raum. Ärztinnen, Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten benötigen zudem Zugriff auf die Behandlungsdokumentation und die Telematikinfrastruktur.

Für Beschäftigte im Homeoffice sollten die Regeln ebenso konkret sein. Dazu gehören freigegebene Geräte, aktuelle Software, ein geschützter Arbeitsplatz und klare Vorgaben zur Nutzung privater Technik. Der heimische Küchentisch ist kein geeigneter Besprechungsort, wenn andere Personen mithören oder den Bildschirm sehen können.

Vor der Einführung lohnt sich ein kurzer Technik- und Datenschutzcheck

Nicht jede Praxis braucht dieselbe Lösung. Eine Einzelpraxis mit wenigen Videosprechstunden hat andere Anforderungen als ein MVZ mit mehreren Standorten, regelmäßigen Teambesprechungen und Mitarbeitenden im Homeoffice.

Vor der Auswahl oder Erweiterung einer Videolösung sollten Sie deshalb prüfen:

Für welche medizinischen und organisatorischen Szenarien wird Video eingesetzt?
Werden dabei Patienten- oder Gesundheitsdaten verarbeitet?
Ist der Dienst für Videosprechstunden zertifiziert, falls dies erforderlich ist?
Sind Auftragsverarbeitung, Speicherorte und Löschregeln geklärt?
Passen Kamera, Mikrofon, Internetverbindung und Firewall zum vorgesehenen Einsatz?
Sind Zugriffsrechte, Updates und Verantwortlichkeiten geregelt?
Weiß das gesamte Praxisteam, was per Video besprochen und gezeigt werden darf?

Ein geeigneter Dienst kann nur dann sicher arbeiten, wenn Technik, Datenschutz und Praxisabläufe zusammenpassen.

Videokommunikation sicher in den Praxisalltag integrieren

Videokonferenzen sparen Wege und erleichtern die Zusammenarbeit. Videosprechstunden können die Versorgung ergänzen, wenn ein persönlicher Kontakt medizinisch nicht erforderlich ist. Die Technik sollte jedoch bewusst ausgewählt und nicht allein nach Bedienkomfort beurteilt werden.

DELFS unterstützt Sie bei der Auswahl und Einrichtung geeigneter Videolösungen sowie bei der Abstimmung mit Ihrer Praxis-IT. Gemeinsam prüfen wir, ob Endgeräte, Netzwerk, Firewall und Arbeitsabläufe für den sicheren Einsatz vorbereitet sind. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie persönlich und richten die Lösung passend zu Ihrer Praxis ein.