Das Telefon klingelt, am Empfang warten mehrere Patientinnen und im Hintergrund muss noch ein Rezept vorbereitet werden. Viele Praxisteams kennen diese Situation. Ein Online-Terminkalender kann einen Teil der Anfragen auffangen. Patientinnen und Patienten buchen dann selbst, auch außerhalb der Sprechzeiten.

Das Angebot wird zunehmend angenommen. Nach einer repräsentativen Bitkom-Befragung von 2025 haben 64 Prozent der Menschen in Deutschland bereits mindestens einmal einen Arzttermin online vereinbart. 84 Prozent der Nutzenden oder Interessierten schätzen vor allem, dass sie dabei nicht von den telefonischen Erreichbarkeitszeiten der Praxis abhängig sind.

Trotzdem eignet sich nicht jedes Anliegen für die direkte Buchung. Wenn Behandlungsdauer, Dringlichkeit oder benötigte Ressourcen erst geklärt werden müssen, bleibt das Gespräch mit dem Praxisteam sinnvoll. Entscheidend ist daher nicht, möglichst viele Termine freizuschalten. Entscheidend ist eine Terminstruktur, die Patienten verständlich zum passenden Angebot führt.

Diese Termine eignen sich gut für die Online-Buchung

Besonders geeignet sind planbare Leistungen mit einer weitgehend einheitlichen Dauer. Das Praxisteam weiß bei diesen Terminen bereits vorab, welcher Raum, welches Gerät und welche Qualifikation benötigt werden.

Kontroll- und Verlaufstermine

Regelmäßige Kontrollen bei bekannten Erkrankungen lassen sich häufig gut online vergeben. Dazu gehören beispielsweise Blutdruckkontrollen, Verlaufskontrollen oder bereits ärztlich angeordnete Wiedervorstellungen. Voraussetzung ist, dass die Bezeichnung eindeutig erkennen lässt, für wen das Angebot gedacht ist.

Statt eines allgemeinen Eintrags wie „Kontrolle“ ist eine genauere Formulierung hilfreicher: „Blutdruckkontrolle bei bestehender Behandlung“ oder „ärztlich vereinbarte Verlaufskontrolle“. So sinkt das Risiko, dass Patientinnen und Patienten einen unpassenden Termin auswählen.

Impfungen

Standardimpfungen sind meist gut planbar. Bei der Buchung kann die Praxis darauf hinweisen, dass der Impfausweis mitgebracht werden soll. Sie kann außerdem unterscheiden, ob nur eine bereits besprochene Impfung durchgeführt oder zunächst eine Impfberatung benötigt wird.

Nicht jede Impfung gehört jedoch in denselben Terminblock. Reiseimpfberatungen können wegen der Anamnese, des Reiseziels und möglicher Impfserien deutlich mehr Zeit benötigen. Sie sollten deshalb als eigene Terminart angeboten oder telefonisch vorbereitet werden.

Blutentnahmen und andere angeordnete Leistungen

Eine bereits ärztlich angeordnete Blutentnahme ist kurz und standardisiert. Sie eignet sich deshalb gut für den Online-Kalender. Die Beschreibung sollte klarstellen, dass der Termin nur gebucht werden darf, wenn die Untersuchung bereits mit der Praxis abgestimmt wurde. Hinweise zur Nüchternheit gehören ebenfalls in die Buchungsbestätigung, sofern sie für die geplante Untersuchung gelten.

Das Prinzip lässt sich auf weitere angeordnete Leistungen übertragen, etwa EKG, Langzeitblutdruckmessung oder Verbandswechsel. Dabei müssen Dauer, Geräteverfügbarkeit und zuständiges Personal im Kalender korrekt hinterlegt sein.

Vorsorgeuntersuchungen

Viele Vorsorgeleistungen sind gut planbar, benötigen aber unterschiedlich viel Zeit. Gesundheitsuntersuchung, Hautkrebsscreening und Krebsvorsorge sollten daher nicht unter einer gemeinsamen Kategorie „Vorsorge“ angeboten werden. Eigene Terminarten sorgen dafür, dass der Kalender den richtigen Zeitraum reserviert und die Vorbereitungshinweise zur Untersuchung passen.

Videosprechstunden

Auch Videosprechstunden können online gebucht werden, wenn die Praxis ihre Einsatzbereiche klar begrenzt. Geeignet sind zum Beispiel bestimmte Verlaufsgespräche oder Befundbesprechungen, bei denen voraussichtlich keine körperliche Untersuchung notwendig ist. Bei neuen, unklaren oder akuten Beschwerden sollte das Praxisteam vorher prüfen, ob eine Videosprechstunde medizinisch ausreicht.

Diese Termine sollten besser telefonisch vergeben werden

Immer dann, wenn eine medizinische oder organisatorische Einschätzung erforderlich ist, stößt die reine Selbstbuchung an Grenzen.

Akute oder schwer einzuordnende Beschwerden

Bei plötzlich auftretenden, starken oder unklaren Beschwerden muss zunächst die Dringlichkeit eingeschätzt werden. Ein frei buchbarer Standardtermin kann hier zu spät oder fachlich ungeeignet sein. Das gilt beispielsweise bei Brustschmerzen, Atemnot, neurologischen Ausfällen oder einer deutlichen Verschlechterung des Allgemeinzustands.

Der Online-Kalender sollte deshalb gut sichtbar darauf hinweisen, dass Notfälle nicht über die reguläre Terminbuchung gesteuert werden. Außerhalb der Sprechzeiten kommen je nach Situation der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116117 oder der Notruf 112 infrage. Die 116117 bietet telefonisch und digital eine strukturierte medizinische Ersteinschätzung an.

Beschwerden mit unklarem Zeitbedarf

„Rückenschmerzen“ kann eine kurze Verlaufskontrolle oder eine umfangreiche Erstabklärung bedeuten. Ähnlich ist es bei Schwindel, anhaltenden Bauchbeschwerden oder mehreren gleichzeitig bestehenden Problemen. Ohne Rückfrage lässt sich der benötigte Zeitrahmen kaum zuverlässig bestimmen. Das Praxisteam sollte solche Termine daher telefonisch oder nach einer digitalen Vorabfrage einplanen.

Untersuchungen mit besonderer Vorbereitung

Für manche Untersuchungen müssen vorab Unterlagen geprüft, Medikamente pausiert oder bestimmte Laborwerte erhoben werden. Auch Räume, Geräte oder mehrere Teammitglieder können erforderlich sein. In solchen Fällen verhindert die persönliche Terminvergabe, dass Patientinnen und Patienten unvorbereitet erscheinen oder ein zweiter Termin notwendig wird.

Komplexe Erstvorstellungen

Neupatientinnen und Neupatienten lassen sich nicht pauschal einer einzigen Terminlänge zuordnen. Fachgebiet, Beschwerdebild, Vorbefunde und Überweisung bestimmen den Aufwand. Eine vorgeschaltete Abfrage kann die Online-Buchung ermöglichen. Fehlen diese Informationen, ist die telefonische Vergabe meist verlässlicher.

Psychosoziale und besonders sensible Anliegen

Gespräche zu psychischen Krisen, schweren Diagnosen oder komplexen familiären Situationen benötigen ausreichend Zeit und einen passenden Rahmen. Eine kurze Rücksprache mit dem Praxisteam hilft, die Dringlichkeit einzuschätzen und den Termin bei der richtigen Ansprechperson einzuplanen.

Eine einfache Entscheidungsregel für Ihre Praxis

Eine Terminart kann in der Regel direkt online angeboten werden, wenn vier Fragen eindeutig mit Ja beantwortet werden:

  1. Ist der voraussichtliche Zeitbedarf bekannt?
  2. Sind Personal, Raum und Geräte klar festgelegt?
  3. Können Patientinnen und Patienten selbst zuverlässig erkennen, ob die Terminart zu ihrem Anliegen passt?
  4. Ist keine vorherige medizinische Einschätzung erforderlich?

Bleibt eine Antwort offen, sollte die Praxis eine Rückfrage vorsehen. Das muss nicht immer ein vollständiges Telefongespräch sein. Je nach System können wenige Pflichtfragen im Buchungsprozess ausreichen. Bei medizinischer Dringlichkeit darf eine automatisierte Abfrage die fachliche Einschätzung jedoch nicht ersetzen.

So vermeiden Sie Fehlbuchungen

Ein Online-Terminkalender funktioniert nur so gut wie seine Konfiguration. Diese Maßnahmen haben sich für eine klare Terminsteuerung bewährt:

  • Verwenden Sie konkrete Bezeichnungen statt Sammelkategorien wie „Sprechstunde“ oder „Untersuchung“.
  • Beschreiben Sie knapp, für wen die jeweilige Terminart vorgesehen ist.
  • Nennen Sie Ausschlusskriterien, etwa „nicht für akute Beschwerden“ oder „nur nach ärztlicher Anordnung“.
  • Hinterlegen Sie unterschiedliche Zeitfenster für kurze Kontrollen und umfangreiche Ersttermine.
  • Berücksichtigen Sie Räume, Geräte und die Qualifikation der zuständigen Mitarbeitenden.
  • Senden Sie automatische Bestätigungen und Erinnerungen mit den wichtigsten Vorbereitungshinweisen.
  • Prüfen Sie regelmäßig, bei welchen Terminarten Fehlbuchungen auftreten, und passen Sie die Texte oder Regeln an.
  • Lassen Sie weiterhin eine telefonische Buchungsmöglichkeit bestehen. Nicht alle Patientinnen und Patienten möchten oder können einen digitalen Zugang nutzen. Nach einer Bitkom-Befragung von 2026 vereinbart inzwischen zwar die Hälfte der Menschen ab 65 Jahren Arzttermine online. Ein ausschließlich digitaler Zugang würde dennoch einen erheblichen Teil dieser Altersgruppe nicht erreichen.

Gute Terminsteuerung beginnt mit den Abläufen der Praxis

Online-Terminbuchung kann das Telefon entlasten und den Zugang zur Praxis vereinfachen. Sie ersetzt jedoch nicht die medizinische Einschätzung durch qualifiziertes Personal. Besonders gut funktioniert sie bei klar definierten, planbaren Leistungen. Akute, komplexe oder schwer einzuordnende Anliegen brauchen dagegen weiterhin eine persönliche Rücksprache.

Deshalb sollte die Software nicht vorgeben, wie Ihre Terminvergabe abläuft. Der digitale Kalender muss zu Ihrem Fachgebiet, Ihrem Team und Ihren vorhandenen Ressourcen passen. Mit x.webtermin können Praxen ausgewählte Termine rund um die Uhr online buchbar machen und die Terminvergabe an ihre Abläufe anpassen.

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Quellen