Ein Laborbefund trifft am Vormittag ein. Die Ärztin ist in der Sprechstunde, eine Kollegin am Empfang nimmt einen Rückruf entgegen. Später ist das Ergebnis in der Patientenakte abgelegt. Doch ist es bereits ärztlich beurteilt? Und weiß jemand, ob der Patient informiert werden muss?
Gerade an solchen Übergaben zeigt sich, wie gut das Befundmanagement einer Praxis funktioniert. Ein Befund ist erst dann bearbeitet, wenn die erforderlichen nächsten Schritte geklärt und erledigt sind. Verzögerungen bei der Weitergabe und Nachverfolgung von Untersuchungsergebnissen können die Diagnostik beeinträchtigen.
Eingang und ärztliche Sichtung unterscheiden
Ob ein Ergebnis per Laboranbindung, KIM oder auf einem anderen Weg eintrifft: Das Praxisteam sollte erkennen können, welche Befunde neu eingegangen sind und welche noch ärztlich gesichtet werden müssen. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen den Posteingang bearbeiten oder jemand kurzfristig ausfällt.
Eine klare Regel hilft: Wer prüft eingehende Befunde? Wem werden sie zugeordnet? Wer übernimmt bei Abwesenheit? Auch auffällige oder als dringend gekennzeichnete Ergebnisse brauchen einen festgelegten Weg zur zeitnahen ärztlichen Beurteilung. Die medizinische Bewertung bleibt dabei ärztliche Aufgabe.
Nach der Sichtung braucht es einen nächsten Schritt
Die ärztliche Sichtung beantwortet eine zweite Frage: Was folgt aus dem Ergebnis? Je nach Befund kann das eine Rückmeldung, ein Termin, eine weitere Untersuchung oder keine zusätzliche Maßnahme sein.
Für das Team ist entscheidend, dass dieser Schritt eindeutig festgehalten wird. Die Anweisung „Patient anrufen“ reicht im hektischen Alltag oft nicht aus. Hilfreicher ist eine Aufgabe mit Zuständigkeit und einer passenden Frist. So lässt sich später erkennen, ob der Kontakt gelungen ist oder ein erneuter Versuch nötig wird.
Das gilt auch für unauffällige Befunde. Wie und wann Patienten über Ergebnisse informiert werden, sollte die Praxis vorab verständlich vereinbaren. Die Regel „Wenn Sie nichts hören, ist alles in Ordnung“ kann Unsicherheit schaffen und eignet sich nicht als Ersatz für einen verlässlichen internen Ablauf.
Erst der Abschluss macht den Vorgang nachvollziehbar
Wurde der Patient erreicht? Ist ein Folgetermin vereinbart? Liegt die angeforderte Untersuchung inzwischen vor? Solange diese Fragen offen sind, sollte auch der Vorgang als offen erkennbar bleiben.
Ein regelmäßiger Blick auf unerledigte Aufgaben kann helfen, liegen gebliebene Befunde zu entdecken. Besonders vor Urlaub, Krankheit oder einem Personalwechsel braucht das Team eine klare Übergabe. Die US-amerikanische Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) nennt Lücken bei der Nachverfolgung diagnostischer Untersuchungen als eine Ursache für übersehene oder verspätete Diagnosen. Ein durchgängiger Ablauf soll sicherstellen, dass angeordnete Untersuchungen abgeschlossen und ihre Ergebnisse weiterverfolgt werden (Quelle AHSQ).
Ein einfacher Test für Ihre Praxis
Nehmen Sie einen typischen Befundweg gemeinsam im Team durch:
- Wo erkennen Sie, dass ein neuer Befund eingetroffen ist?
- Woran sehen Sie, ob er ärztlich beurteilt wurde?
- Wo steht, wer die nächste Aufgabe übernimmt?
- Wie prüfen Sie, ob die Rückmeldung oder Folgeuntersuchung tatsächlich erfolgt ist?
- Wer kümmert sich darum, wenn die zuständige Person ausfällt?
Wenn sich eine dieser Fragen nur mit „Das weiß normalerweise Frau Müller“ beantworten lässt, lohnt es sich, den Ablauf genauer festzulegen. Häufig reichen schon klare Zuständigkeiten und eine konsequent genutzte Aufgabenübersicht, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Sie möchten prüfen, wie sich Befunde, Aufgaben und Wiedervorlagen in Ihrer Praxissoftware organisieren lassen? Sprechen Sie mit Delfs. Wir schauen uns Ihren Ablauf gemeinsam an und zeigen Ihnen passende Möglichkeiten für Ihr Praxisteam.
