Die Praxismanagerin ist krank, die zuständige MFA im Urlaub und ausgerechnet jetzt funktioniert das Kartenlesegerät nicht. Wer kennt die Zugangsdaten zum Supportportal? Welche Kundennummer wird benötigt? Und wer darf den IT-Dienstleister überhaupt beauftragen?
Solche Situationen kosten nicht nur Zeit. Fehlt eine verlässliche Dokumentation, bleiben wichtige Aufgaben liegen oder werden unter Zeitdruck improvisiert. Eine digitale Praxismappe schafft Abhilfe. Sie bündelt Zuständigkeiten, Abläufe und technische Informationen so, dass eine autorisierte Vertretung handlungsfähig bleibt.
Dabei ist die Praxismappe kein zweites Praxisverwaltungssystem und keine lose Sammlung von Passwörtern. Sie ist ein strukturiertes Betriebshandbuch für den Praxisalltag.
Warum eine digitale Praxismappe sinnvoll ist
In vielen Praxen steckt wichtiges Wissen in den Köpfen einzelner Beschäftigter: Eine MFA kennt den Ablauf der Quartalsabrechnung. Eine Kollegin verwaltet die Online-Termine. Nur der Praxisinhaber weiß, wen er bei einer Störung des Servers anrufen muss.
Solange alle anwesend sind, fällt diese Abhängigkeit kaum auf. Bei Urlaub, Krankheit oder einem Personalwechsel wird sie plötzlich zum Problem. Eine gute Dokumentation verfolgt deshalb ein klares Ziel: Notwendige Aufgaben müssen auch dann erledigt werden können, wenn die üblicherweise zuständige Person fehlt.
Hinzu kommen verbindliche Anforderungen an die IT-Sicherheit. Nach der IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV müssen neue Beschäftigte in die Praxis-IT eingearbeitet werden. Seit dem 1. Oktober 2025 gelten außerdem konkretisierte Vorgaben zur Einweisung und regelmäßigen Schulung des Personals. Endet ein Beschäftigungsverhältnis, müssen bekannte oder verwendete Passwörter und Zugangsdaten geändert oder vernichtet werden. Eine gepflegte Praxismappe erleichtert es, diese Abläufe nachvollziehbar umzusetzen und zu dokumentieren.
Was gehört in die digitale Praxismappe?
Der genaue Inhalt hängt von Größe, Fachrichtung und technischer Ausstattung der Praxis ab. Die folgenden Bereiche sind für die meisten Praxen sinnvoll.
1. Zuständigkeiten und Vertretungen
Für jede betriebsrelevante Aufgabe sollte festgelegt sein, wer sie normalerweise übernimmt und wer die Vertretung ist. Dazu gehören beispielsweise:
- Administration der Praxissoftware
- Pflege von Terminarten und Sprechzeiten
- Benutzerverwaltung und Rechtevergabe
- Datensicherung und Kontrolle der Sicherungsprotokolle
- Abrechnung und vorbereitende Prüfungen
- Bestellungen von Verbrauchsmaterial
- Kommunikation mit IT-Dienstleistern
- Verwaltung von Karten, Zertifikaten und Laufzeiten
Entscheidend ist nicht nur ein Name. Die Dokumentation sollte auch beschreiben, welche Befugnisse die Vertretung besitzt und ab wann sie tätig werden darf.
2. Ansprechpartner und Vertragsdaten
Wenn eine Anwendung ausfällt, sollte niemand erst alte E-Mails durchsuchen müssen. Halten Sie für wichtige Anbieter mindestens diese Angaben fest:
- Unternehmen und Leistungsbereich
- Supporttelefon und Supportzeiten
- Kunden- oder Vertragsnummer
- vereinbarter Serviceumfang
- autorisierte Kontaktpersonen der Praxis
- Eskalationsweg bei längerem Ausfall
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
Das betrifft beispielsweise die Praxissoftware, die Telematikinfrastruktur, Telefonanlage, Internetanschluss, Datensicherung, Terminbuchung, Laboranbindung und gegebenenfalls medizinische Geräte.
3. Wiederkehrende Arbeitsabläufe
Dokumentieren Sie vor allem Aufgaben, deren Ausfall den Praxisbetrieb unmittelbar beeinträchtigt. Eine kurze Schrittfolge ist meist hilfreicher als eine ausführliche Bedienungsanleitung.
Geeignete Abläufe sind zum Beispiel:
- Praxis morgens technisch öffnen und abends schließen
- neue Beschäftigte im System anlegen
- Rechte bei einem Aufgabenwechsel anpassen
- Online-Sprechzeiten und Abwesenheiten pflegen
- Abrechnungsdaten prüfen und übermitteln
- eingehende Befunde zuordnen
- Vertretungsregelungen und Abwesenheitstexte aktivieren
- Störungen aufnehmen und an den richtigen Dienstleister melden
Screenshots können die Anleitung ergänzen. Sie sollten jedoch aktualisiert werden, sobald sich die Bedienoberfläche verändert.
4. System- und Geräteübersicht
Eine einfache Übersicht zeigt, welche Komponenten in der Praxis vorhanden sind und wie sie zusammengehören. Die KBV fordert für das interne Netzwerk einen dokumentierten Netzplan. Für die betriebliche Praxismappe ist zusätzlich eine verständliche Bestandsliste hilfreich.
Erfasst werden können:
- Arbeitsplatzrechner und mobile Geräte
- Server oder Cloudlösung
- Drucker und Scanner
- Kartenlesegeräte und weitere TI-Komponenten
- Telefonanlage und Internetrouter
- medizinische Geräte mit Netzwerkanbindung
- installierte Kernanwendungen und Schnittstellen
- Standort, Gerätenummer und zuständiger Dienstleister
Die Übersicht muss nicht jede technische Einzelheit erklären. Sie sollte einer Vertretung oder einem beauftragten IT-Dienstleister aber ermöglichen, das betroffene System eindeutig zu identifizieren.
5. Regelungen für Urlaub und Krankheit
Planbare Abwesenheit lässt sich gut vorbereiten. Legen Sie fest, welche Aufgaben vor dem Urlaub übergeben werden müssen. Dazu gehören offene Supportfälle, Fristen, Bestellungen oder vorbereitete Abrechnungen.
Für eine ungeplante Erkrankung braucht es eine kürzere Notfallregelung:
- Wer informiert die Vertretung?
- Welche Aufgaben müssen am selben Tag übernommen werden?
- Wo ist der aktuelle Bearbeitungsstand dokumentiert?
- Welche Entscheidungen dürfen ohne Rücksprache getroffen werden?
- Wie wird die Rückgabe der Aufgaben organisiert?
Ein Übergabeformular mit wenigen Pflichtfeldern verhindert, dass wichtige Informationen ausschließlich in persönlichen Postfächern oder handschriftlichen Notizen liegen.
6. Eintritt, Rollenwechsel und Austritt von Beschäftigten
Personalveränderungen betreffen fast immer mehrere Systeme. Deshalb sollte die Praxismappe eine verbindliche Checkliste enthalten.
Beim Eintritt sind typischerweise folgende Schritte erforderlich:
- persönliches Benutzerkonto anlegen
- nur die erforderlichen Rechte vergeben
- sichere Anmeldung erklären
- Verschwiegenheit und Datenschutz dokumentieren
- Einweisung in Praxissoftware und IT-Regeln durchführen
- Ausgabe von Schlüsseln, Karten und Geräten festhalten
Wechselt eine Person intern ihre Aufgaben, müssen die Berechtigungen ebenfalls überprüft werden. Alte Rechte bleiben sonst häufig bestehen, obwohl sie nicht mehr benötigt werden.
Beim Austritt sollten Zugänge zum festgelegten Zeitpunkt gesperrt oder gelöscht, gemeinsam genutzte Zugangsdaten geändert und Geräte, Schlüssel sowie Karten zurückgegeben werden. Die KBV stellt für Ein- und Austritte Musterdokumente zur Verfügung. Diese können an die Abläufe der eigenen Praxis angepasst werden.
7. Notfallabläufe und Datensicherung
Die Praxismappe sollte beschreiben, was bei einem technischen Zwischenfall zuerst zu tun ist. Dazu gehören klare Anweisungen für Ausfälle von Internet, Praxissoftware, Telefonie oder zentralen Geräten.
Für jeden wichtigen Ausfall sind vier Angaben hilfreich:
- Woran ist die Störung erkennbar?
- Was darf das Praxisteam selbst prüfen?
- Wer muss informiert werden?
- Wie arbeitet die Praxis vorübergehend weiter?
Auch die Datensicherung gehört in diesen Bereich. Nach der IT-Sicherheitsrichtlinie muss in einem Plan festgelegt sein, welche Daten wie oft gesichert werden. Ergänzen Sie, wer die Sicherung kontrolliert und wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde. Ein fehlerfreies Sicherungsprotokoll allein beweist noch nicht, dass sich die Daten im Ernstfall vollständig zurückspielen lassen.
Was nicht in die Praxismappe gehört
Eine zentrale Dokumentation darf nicht selbst zum Sicherheitsrisiko werden. Speichern Sie deshalb keine Patientendaten in der Praxismappe. Persönliche Passwörter gehören ebenfalls nicht als Klartext hinein.
Für besonders wichtige technische Notfallzugänge kann ein geschützter Passwortmanager mit geregeltem Vertretungszugriff sinnvoll sein. In der Praxismappe steht dann nur, wo der Zugang verwaltet wird, wer darauf zugreifen darf und wie das Freigabeverfahren funktioniert.
Auch veraltete Anleitungen sind problematisch. Ist nicht erkennbar, welche Version gilt, kann eine falsche Information mehr schaden als eine fehlende. Jedes Dokument benötigt deshalb ein Aktualisierungsdatum und eine verantwortliche Person.
Wo sollte die digitale Praxismappe gespeichert werden?
Die Ablage muss auch dann erreichbar sein, wenn eine einzelne Person fehlt. Gleichzeitig darf nicht das gesamte Team automatisch Zugriff auf sämtliche technischen oder vertraglichen Informationen erhalten.
Sinnvoll ist ein zentraler, gesicherter Speicherort mit rollenbasierten Berechtigungen. Änderungen sollten nachvollziehbar sein. Für besonders wichtige Notfallinformationen empfiehlt sich zusätzlich eine geschützte, offline verfügbare Fassung. Sie hilft, wenn das Praxisnetzwerk vorübergehend nicht erreichbar ist.
Eine frei zugängliche Datei auf dem Desktop, ein privater Cloudspeicher oder ein Ordner im persönlichen E-Mail-Postfach sind keine geeigneten Ablagen.
So bleibt die Praxismappe aktuell
Eine einmal erstellte Dokumentation veraltet schnell. Prüfen Sie sie daher mindestens in festen Abständen und zusätzlich bei konkreten Änderungen, etwa:
- Eintritt oder Austritt einer beschäftigten Person
- Wechsel von Zuständigkeiten
- Installation neuer Hard- oder Software
- Wechsel eines Dienstleisters
- Änderung von Supportwegen oder Vertragsdaten
- Umbau des Praxisnetzwerks
- Erfahrungen aus einer tatsächlichen Störung
In der Praxis hat sich eine einfache Regel bewährt: Wer einen Ablauf verändert, aktualisiert auch die zugehörige Dokumentation. Zusätzlich sollte eine benannte Person die gesamte Mappe regelmäßig auf Vollständigkeit prüfen.
Kompakte Checkliste für Ihre Praxis
Eine funktionierende digitale Praxismappe beantwortet mindestens diese Fragen:
- Wer vertritt wen bei Urlaub oder Krankheit?
- Welche Aufgaben dürfen keinesfalls liegen bleiben?
- Wie sind zentrale Dienstleister erreichbar?
- Wo stehen Kunden-, Geräte- und Vertragsnummern?
- Welche Systeme und Schnittstellen nutzt die Praxis?
- Wie werden neue Mitarbeitende eingerichtet und eingewiesen?
- Welche Zugänge müssen bei einem Austritt gesperrt werden?
- Wie arbeitet die Praxis bei einem technischen Ausfall weiter?
- Wo liegen Datensicherungen und wer kontrolliert sie?
- Wer hält die Dokumentation aktuell?
Gute Dokumentation entlastet das gesamte Team
Eine digitale Praxismappe verhindert nicht jede Störung und ersetzt keine fachkundige IT-Betreuung. Sie sorgt aber dafür, dass Wissen verfügbar bleibt und Vertretungen schneller handeln können. Das reduziert Rückfragen, vermeidet unnötige Unterbrechungen und erleichtert die Einarbeitung neuer Beschäftigter.
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