Ein Wechsel der Praxissoftware betrifft fast jeden Arbeitsablauf. Deshalb sollte die Entscheidung nicht allein von einzelnen Funktionen oder dem monatlichen Preis abhängen. Entscheidend ist, ob das neue System zu Ihrer Praxis passt, vorhandene Daten zuverlässig übernimmt und sich ohne längere Unterbrechungen einführen lässt.

Diese sieben Fragen helfen Ihnen bei der Vorbereitung.

1. Welche Abläufe muss die neue Praxissoftware tatsächlich unterstützen?

Erstellen Sie zunächst keine Liste mit möglichst vielen Funktionen. Dokumentieren Sie stattdessen die wichtigsten Abläufe Ihrer Praxis.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Patientenaufnahme und Terminvergabe,
  • Behandlungsdokumentation,
  • Verordnungen und Formulare,
  • Laboraufträge und Befundübernahme,
  • Kommunikation über KIM,
  • Nutzung von E-Rezept, eAU und ePA,
  • Privat- und Kassenabrechnung,
  • DMP und Selektivverträge,
  • Recall und Patientenkommunikation,
  • Statistiken und Praxiscontrolling.

Beziehen Sie dabei verschiedene Rollen ein. Eine Ärztin bewertet andere Funktionen als eine MFA am Empfang oder eine Abrechnungskraft. Probleme entstehen häufig dort, wo eine Software einen medizinischen Prozess zwar grundsätzlich unterstützt, im Alltag aber zusätzliche Klicks oder doppelte Eingaben erfordert.

Prüfen Sie außerdem, ob das System für Ihre Fachgruppe und die benötigten Abrechnungsverfahren zugelassen ist. Vertragsärztliche Praxen dürfen für die Abrechnung nur entsprechend zertifizierte Software einsetzen. Die KBV veröffentlicht hierfür aktuelle Zulassungsverzeichnisse.

Eine Vorführung sollte deshalb nicht nur die Startseite der Software zeigen. Lassen Sie typische Vorgänge aus Ihrer Praxis durchspielen: einen neuen Patienten anlegen, einen Laborbefund zuordnen, ein E-Rezept signieren oder einen Arztbrief über KIM versenden.

2. Welche Daten werden vollständig übernommen?

Die Datenmigration ist einer der kritischsten Teile des Softwarewechsels. „Wir übernehmen Ihre Patientendaten“ ist als Zusage zu ungenau.

Klären Sie schriftlich, welche Inhalte übertragen werden:

  • Patientenstammdaten,
  • Diagnosen und Dauerdiagnosen,
  • Behandlungsverläufe,
  • Leistungen und Abrechnungsdaten,
  • Medikamente und Verordnungen,
  • Laborwerte,
  • Arztbriefe und eingescannte Dokumente,
  • Bilddateien,
  • Formulare und Vorlagen,
  • Termine und Recall-Daten,
  • individuelle Textbausteine,
  • Benutzerkonten und Berechtigungen.

Fragen Sie auch, in welcher Form die Daten nach dem Import verfügbar sind. Übernommene Dokumente nützen wenig, wenn sie nur in einem unübersichtlichen Sammelordner landen. Laborwerte sollten möglichst weiterhin als Werte und nicht lediglich als PDF lesbar sein. Diagnosen müssen den richtigen Behandlungsfällen zugeordnet bleiben.

Nicht jedes Altsystem exportiert sämtliche Inhalte in einer Form, die das neue System vollständig verarbeiten kann. Individuelle Felder, Statistiken, interne Markierungen oder selbst angelegte Vorlagen lassen sich unter Umständen nicht automatisiert übertragen. Solche Grenzen sollten vor Vertragsabschluss offen benannt werden.

Vereinbaren Sie deshalb eine Testmigration. Prüfen Sie anhand ausgewählter Patientenakten:

  • Sind die Stammdaten korrekt?
  • Ist der Behandlungsverlauf vollständig?
  • Lassen sich Dokumente öffnen?
  • Sind Medikamente und Diagnosen richtig zugeordnet?
  • Stimmen offene Termine und Recall-Einträge?
  • Funktioniert die Suche auch bei älteren Daten?

Die Testfälle sollten unterschiedliche Patientengruppen und Dokumentarten abdecken. Eine umfangreiche chronologische Akte ist dafür aussagekräftiger als ein Patient mit zwei kurzen Einträgen.

3. Funktionieren alle Geräte, Schnittstellen und TI-Anwendungen weiter?

Eine Praxissoftware arbeitet selten allein. Sie tauscht Daten mit zahlreichen Geräten und Diensten aus. Prüfen Sie daher die gesamte technische Umgebung.

Dazu können gehören:

  • Labor- und LDT-Schnittstellen,
  • EKG, Spirometrie oder Langzeitmessgeräte,
  • Ultraschall- und Röntgensysteme,
  • Dokumentenscanner und Kartenlesegeräte,
  • Online-Terminbuchung,
  • Telefonanlage und Patientenaufruf,
  • Abrechnungs- oder Archivsysteme,
  • KIM,
  • E-Rezept,
  • eAU,
  • elektronische Patientenakte,
  • elektronische Ersatzbescheinigung,
  • TI-Konnektor oder TI-Gateway.

„Schnittstelle vorhanden“ bedeutet nicht automatisch, dass sie mit Ihrem konkreten Gerät und Ihrer vorhandenen Version funktioniert. Lassen Sie sich die Kompatibilität für jedes wichtige System bestätigen.

Klären Sie außerdem, wer die Anbindung einrichtet. Sind mehrere Hersteller beteiligt, muss eindeutig feststehen, wer die technische Koordination übernimmt. Andernfalls verweist der Softwareanbieter im Fehlerfall auf den Gerätehersteller und dieser wiederum auf den Softwareanbieter.

Erstellen Sie vorab eine vollständige Geräteliste mit Hersteller, Modell, Softwareversion und Anschlussart. So lassen sich fehlende Treiber, notwendige Updates oder zusätzliche Lizenzkosten frühzeitig erkennen.

4. Welche Kosten entstehen über die gesamte Vertragslaufzeit?

Der monatliche Grundpreis zeigt nur einen Teil der tatsächlichen Kosten. Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über einen realistischen Zeitraum, beispielsweise drei oder fünf Jahre.

Berücksichtigen Sie dabei:

  • Softwarelizenzen,
  • zusätzliche Arbeitsplätze,
  • Module für bestimmte Fachgruppen oder Funktionen,
  • Kosten der Datenmigration,
  • Installation und Einrichtung,
  • Schulungen,
  • Wartung und Updates,
  • Hotline und Vor-Ort-Support,
  • Schnittstellen,
  • Server oder Cloud-Betrieb,
  • Datensicherung,
  • Anpassungen von Formularen und Vorlagen,
  • Anfahrt und Technikerstunden.

Prüfen Sie, ob wichtige TI-Anwendungen im Grundpreis enthalten sind oder als einzelne Module berechnet werden. Gleiches gilt für Online-Terminbuchung, mobile Nutzung, Privatliquidation und Statistikfunktionen.

Auch die indirekten Kosten gehören in die Planung. Schulungen, Testläufe und Datenkontrollen beanspruchen Arbeitszeit. Während der Umstellung kann die Praxis vorübergehend weniger Termine anbieten. Dieser Aufwand lässt sich nicht vollständig vermeiden, aber durch einen realistischen Zeitplan begrenzen.

Lesen Sie außerdem die Vertragsbedingungen genau:

  • Wie lang ist die Mindestvertragslaufzeit?
  • Welche Kündigungsfrist gilt?
  • Wie können Preise angepasst werden?
  • Was kostet der Datenexport bei einem späteren Wechsel?
  • In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten zurück?
  • Welche Leistungen sind bei Vertragsende noch verfügbar?

Ein günstiges Einstiegspaket kann teuer werden, wenn notwendige Module, Schnittstellen und Supportleistungen erst später hinzukommen.

5. Wie läuft die Umstellung konkret ab?

Ein Softwarewechsel sollte nicht mit der Installation am ersten Betriebstag beginnen. Fordern Sie einen Projektplan mit klaren Zuständigkeiten und Terminen.

Der Plan sollte mindestens enthalten:

  1. Bestandsaufnahme der vorhandenen Systeme,
  2. Festlegung des Migrationsumfangs,
  3. technische Vorbereitung,
  4. Testmigration,
  5. Kontrolle und Freigabe der Testdaten,
  6. Schulung des Teams,
  7. endgültige Datenübernahme,
  8. Funktionstest aller Arbeitsplätze und Schnittstellen,
  9. Produktivstart,
  10. Unterstützung in den ersten Betriebstagen.

Klären Sie, wie lange das alte System für Änderungen gesperrt sein muss. Zwischen dem letzten Datenexport und dem Start der neuen Software dürfen keine Einträge verloren gehen. Für neu hinzukommende Befunde, Termine oder Behandlungen braucht die Praxis einen eindeutig geregelten Ablauf.

Planen Sie die Umstellung möglichst nicht zum Quartalswechsel, während einer Abrechnungsspitze oder unmittelbar vor dem Urlaub zentraler Teammitglieder. Reduzieren Sie am ersten Tag die Terminzahl. So bleibt Zeit für Rückfragen, ohne dass bereits kleine Verzögerungen das gesamte Wartezimmer betreffen.

Für den Ausfall einzelner Funktionen sollte es einen Notfallplan geben. Dazu gehören erreichbare Ansprechpartner, lokale Sicherungen wichtiger Kontaktdaten und klare Ersatzabläufe für die Patientenversorgung.

6. Wie werden die Mitarbeitenden geschult und anschließend unterstützt?

Eine technisch funktionierende Software kann im Alltag trotzdem scheitern, wenn das Team nicht ausreichend vorbereitet ist.

Allgemeine Präsentationen reichen meist nicht aus. Die Schulungen sollten sich an den Aufgaben der jeweiligen Mitarbeitenden orientieren:

  • Empfang und Terminmanagement,
  • medizinische Dokumentation,
  • Labor und Befundbearbeitung,
  • Verordnungen und Formulare,
  • Abrechnung,
  • Systemverwaltung.

Ideal ist eine Kombination aus Grundschulung, Übungen im Testsystem und einer Nachschulung nach den ersten Praxiswochen. Viele Fragen entstehen erst, wenn das Team reale Fälle bearbeitet.

Benennen Sie intern mindestens eine hauptverantwortliche Person und eine Vertretung. Diese sogenannten Key User sammeln Fragen, dokumentieren Entscheidungen und unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei wiederkehrenden Abläufen.

Prüfen Sie außerdem den Support des Anbieters:

  • Zu welchen Zeiten ist die Hotline erreichbar?
  • Gibt es eine garantierte Reaktionszeit?
  • Ist Unterstützung zum Quartalswechsel verfügbar?
  • Kann der Support per Fernwartung helfen?
  • Was kostet ein Vor-Ort-Einsatz?
  • Wer ist bei einer vollständigen Systemstörung erreichbar?
  • Gibt es deutschsprachige Anleitungen und aktuelle Schulungsvideos?

Lassen Sie sich nicht nur die regulären Servicezeiten nennen. Fragen Sie konkret, was bei einem Ausfall am Montagmorgen geschieht.

7. Wie werden Datenschutz, Datensicherung und ein späterer Ausstieg geregelt?

Praxissoftware verarbeitet Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Klären Sie, wo die Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie sie gesichert werden.

Bei einer Cloud-Lösung sind unter anderem folgende Fragen wichtig:

  • Wo stehen die Server?
  • Wer betreibt die Rechenzentren?
  • Wie werden Daten bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt?
  • Wie funktioniert der Zugriff bei einer unterbrochenen Internetverbindung?
  • Wie werden Datensicherungen erstellt und wiederhergestellt?
  • Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
  • Wie erhalten Sie bei Vertragsende einen vollständigen Datenexport?

Bei einer lokalen Installation benötigen Sie ebenfalls ein verlässliches Sicherungskonzept. Eine Datensicherung ist erst dann belastbar, wenn die Wiederherstellung regelmäßig geprüft wird. Eine dauerhaft angeschlossene Sicherungsfestplatte allein bietet beispielsweise keinen ausreichenden Schutz vor Verschlüsselungstrojanern.

Kann ein externer IT-Dienstleister auf Patienten- oder Beschäftigtendaten zugreifen, ist regelmäßig ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Darauf weist auch die KBV in ihren Datenschutzinformationen für Praxen hin.

Denken Sie zudem an die gesetzliche Aufbewahrung. Behandlungsunterlagen müssen in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden. Für bestimmte Dokumente gelten längere Fristen. Das alte System darf daher erst abgeschaltet oder gelöscht werden, wenn die erforderlichen Daten vollständig übernommen wurden oder weiterhin sicher und lesbar verfügbar sind.

Eine Testmigration ist wichtiger als jede Hochglanzpräsentation

Die Auswahl einer neuen Praxissoftware beginnt mit Funktionen und Bedienung. Ob der Wechsel gelingt, entscheidet sich jedoch häufig bei der Datenübernahme, den Schnittstellen und der Vorbereitung des Teams.

Treffen Sie die Entscheidung deshalb nicht allein nach einer Produktvorführung. Lassen Sie kritische Abläufe mit realistischen Beispielen testen. Halten Sie Leistungsumfang, Kosten, Migrationsgrenzen und Zuständigkeiten schriftlich fest. Und planen Sie genug Zeit für Schulung und Kontrolle ein.

Eine gute Praxissoftware sollte nicht nur technisch mehr können. Sie sollte die tägliche Arbeit für Ärztinnen, Ärzte und medizinisches Fachpersonal nachvollziehbar vereinfachen.

Checkliste: Diese sieben Fragen gehören in jedes Anbietergespräch

  1. Unterstützt das System unsere wichtigsten medizinischen und organisatorischen Abläufe?
  2. Welche Daten werden in welcher Qualität übernommen?
  3. Funktionieren unsere Geräte, Schnittstellen und TI-Anwendungen?
  4. Welche Gesamt- und Folgekosten entstehen?
  5. Wie sehen Zeitplan, Zuständigkeiten und Notfallkonzept aus?
  6. Wie werden Team und Systemverantwortliche geschult und unterstützt?
  7. Wie sind Datenschutz, Datensicherung und Datenexport geregelt?

Sie denken über einen Wechsel Ihrer Praxissoftware nach? Delfs begleitet Sie von der Bestandsaufnahme über die Datenmigration bis zur Schulung Ihres Praxisteams. Sprechen Sie uns an, bevor Sie sich festlegen. So können technische Abhängigkeiten, Kosten und mögliche Stolpersteine frühzeitig geklärt werden.

Stand: Juli 2026. Der Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Beratung.