Ein Jahr nach dem Start der „ePA für alle“ sind bereits mehr als 100 Millionen Befunde, Laborberichte und Arztbriefe in den elektronischen Patientenakten hinterlegt. Hinzu kommen wöchentlich mehr als 21 Millionen Abrufe von Medikationslisten. Diese aktuellen Zahlen der gematik zeigen: Der digitale Austausch medizinischer Informationen ist im Versorgungsalltag angekommen.
Für Arztpraxen entsteht dadurch eine praktische Frage: Wie lassen sich die wachsenden Dokumentenmengen effizient verwalten, eindeutig zuordnen und bei Bedarf für die ePA bereitstellen?
Ein digitales Bild- und Dokumentenarchiv wie mediDOK schafft dafür eine verlässliche Grundlage.
Die ePA erhöht die Anforderungen an das Dokumentenmanagement
Seit Oktober 2025 ist die Nutzung der elektronischen Patientenakte für Praxen verpflichtend, sofern die versicherte Person nicht widersprochen hat. Ärztinnen, Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten müssen bestimmte Unterlagen aus der aktuellen Behandlung einstellen, wenn diese elektronisch vorliegen. Dazu gehören insbesondere:
- Befundberichte aus diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
- Befunde aus der bildgebenden Diagnostik
- Laborbefunde
- elektronische Arztbriefe
Die ePA ersetzt dabei nicht die Behandlungsdokumentation in der Praxis. Sie dient dem einrichtungsübergreifenden Austausch ausgewählter Informationen. Die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation verbleibt weiterhin im Praxisverwaltungssystem und in den angeschlossenen Archivlösungen.
Genau an dieser Stelle spielt mediDOK seine Stärken aus.
mediDOK 2.5 ist für die „ePA für alle“ vorbereitet
mediDOK 2.5 hat die Konformitätsbewertung der gematik erfolgreich durchlaufen. Seit Version 2.5.20 kann die entsprechende ePA-Funktion eingesetzt werden.
Damit verbindet mediDOK zwei Aufgaben, die im Praxisalltag eng zusammengehören: die interne Archivierung medizinischer Bilder und Dokumente sowie deren bedarfsgerechte Bereitstellung für die elektronische Patientenakte.
Das reduziert Medienbrüche. Befunde müssen nicht erst in verschiedenen Verzeichnissen gesucht, manuell exportiert und anschließend erneut zugeordnet werden. Voraussetzung ist jeweils eine passende Einbindung in die vorhandene Praxis-IT.
Ein zentrales Archiv statt vieler Ablageorte
Ein Arztbrief liegt als PDF im E-Mail-Postfach. Der Sonografiebefund befindet sich auf einem Untersuchungsgerät. Eine Einverständniserklärung wurde eingescannt. Fotos zu einem Behandlungsverlauf liegen auf einem mobilen Gerät.
Solche verteilten Ablagen kosten Zeit und erhöhen das Risiko von Zuordnungsfehlern. mediDOK führt medizinische Bilder und Dokumente patientenbezogen in einem zentralen Archiv zusammen. Die Informationen lassen sich über die elektronische Karteikarte aufrufen und stehen berechtigten Mitarbeitenden an den vorgesehenen Arbeitsplätzen zur Verfügung.
Das erleichtert typische Aufgaben:
- eingegangene Dokumente schnell finden
- Befunde eindeutig einer Patientin oder einem Patienten zuordnen
- Voraufnahmen und Verlaufsdokumentationen vergleichen
- Unterlagen für die Weiterbehandlung bereitstellen
- Bearbeitungsschritte nachvollziehen
Die Praxis erhält damit eine einheitliche Ablagestruktur, ohne ihre gesamte Arbeitsweise neu organisieren zu müssen.
Dokumente direkt aus den Praxisabläufen übernehmen
Der Nutzen eines digitalen Archivs hängt wesentlich davon ab, wie einfach Informationen hineingelangen. mediDOK unterstützt unterschiedliche Quellen und Arbeitsweisen.
Papierdokumente können gescannt und direkt patientenbezogen abgelegt werden. Elektronisch eingehende Briefe, Befunde und PDF-Dateien lassen sich importieren. Je nach eingesetzter Ausbaustufe können auch medizinische Geräte angebunden werden.
Bei DICOM-fähigen Ultraschallgeräten oder anderen bildgebenden Systemen lassen sich Bilder und Daten digital übertragen. Das erhält die Bildqualität und kann doppelte Eingaben von Patientendaten vermeiden. Für weitere Geräte und ältere Bildquellen stehen abhängig von der technischen Ausstattung zusätzliche Importmöglichkeiten zur Verfügung.
Auch EKG-Ergebnisse können automatisiert als PDF übernommen werden. Ärztinnen und Ärzte können sie anschließend an verschiedenen Arbeitsplätzen einsehen, ohne dort zwingend die ursprüngliche Gerätesoftware zu benötigen.
Mobile Bilddokumentation ohne private Fotogalerie
In Dermatologie, Wundversorgung oder Verlaufskontrolle gehören Fotos häufig zur Dokumentation. Werden dafür gewöhnliche Kamera-Apps genutzt, entstehen schnell unerwünschte Zwischenspeicherungen und zusätzliche Arbeitsschritte.
Mit der mediDOK PhotoApp können Aufnahmen über ein Smartphone erstellt und direkt einer Patientin oder einem Patienten im mediDOK-Archiv zugeordnet werden. Das vereinfacht den Ablauf und unterstützt eine klarere Trennung von medizinischer Dokumentation und allgemeinen Bilddateien.
Welche mobilen Geräte eingesetzt werden können und wie die datenschutzkonforme Konfiguration erfolgt, sollte vorab individuell geprüft werden.
Formulare medienbruchfrei bearbeiten
Auch bei Anamnesebögen, Einwilligungserklärungen, IGeL-Verträgen und Behandlungsverträgen entsteht in vielen Praxen noch Papier. Die Zusatzlösung mediDOK eForms überträgt diesen Ablauf auf ein Tablet.
Patientinnen und Patienten füllen die bereitgestellten Formulare digital aus und unterschreiben sie in der Praxis. Anschließend werden die Dokumente direkt im mediDOK-Archiv gespeichert. Mit eForms @Home können ausgewählte Formulare bereits vor dem Termin zu Hause vorbereitet werden.
Das entlastet insbesondere die Anmeldung:
- Daten müssen seltener manuell übertragen werden.
- Kopier- und Scanvorgänge entfallen.
- Formulare sind eindeutig zugeordnet.
- Unterlagen stehen schneller in der digitalen Dokumentation bereit.
Vorhandene Praxisformulare können grundsätzlich übernommen werden. Welche Anpassungen erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Dokument und den gewünschten Datenfeldern ab.
Vom Pflichtprogramm zum nutzbaren Arbeitsablauf
Die aktuellen ePA-Zahlen zeigen, in welche Richtung sich die Versorgung entwickelt: Medizinische Informationen werden häufiger digital bereitgestellt und einrichtungsübergreifend genutzt. Für Praxen genügt es deshalb nicht, einzelne Dokumente irgendwie elektronisch abzulegen.
Benötigt wird eine Lösung, die Bilder, Befunde, Briefe und Formulare strukturiert zusammenführt und sich in die vorhandenen Arbeitsabläufe einfügt. mediDOK bietet dafür eine skalierbare Grundlage. Die Lösung kann vom klassischen Scan- und Dokumentenarchiv bis zur Einbindung bildgebender Geräte und digitaler Formulare ausgebaut werden.
Welche Variante zu Ihrer Praxis, Ihren Geräten und Ihrem Praxisverwaltungssystem passt, sollte individuell geplant werden. Delfs unterstützt Sie dabei von der Auswahl über die technische Einbindung bis zur Betreuung im laufenden Betrieb.
Sie möchten Dokumente und medizinische Bilder zentral archivieren und Ihre Praxis auf die wachsenden Anforderungen der ePA ausrichten? Sprechen Sie mit dem Team von Delfs über eine passende mediDOK-Lösung.
