Am 5. September 2026 demonstrierten Beschäftigte und Leistungserbringer vor dem Reichstag gegen geplante Einsparungen im Gesundheitswesen. Einen Tag zuvor hatte das Bundesgesundheitsministerium neue Zahlen zur Finanzlage der gesetzlichen Krankenversicherung veröffentlicht. Demnach stiegen die Ausgaben der Krankenkassen im ersten Halbjahr 2026 um 7,1 Prozent. Die Beitragseinnahmen legten im gleichen Zeitraum lediglich um 4,1 Prozent zu.

Für Arztpraxen ist diese Debatte unmittelbar relevant. Steigende Personal-, Energie- und Sachkosten treffen auf eine Vergütung, die nicht im gleichen Maß wächst. Zugleich nehmen Dokumentationspflichten, digitale Anwendungen und organisatorische Aufgaben weiter zu. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie lässt sich die vorhandene Arbeitszeit besser nutzen, ohne die Versorgung einzuschränken?

Digitalisierung kann politische Finanzierungsprobleme nicht lösen. Richtig eingesetzt, kann sie jedoch vermeidbaren Aufwand reduzieren, Abläufe verlässlicher machen und wirtschaftliche Spielräume besser nutzen.

Was hinter der aktuellen Debatte steht

Die gesetzlichen Krankenkassen erzielten im ersten Halbjahr 2026 zwar einen Überschuss von 2,6 Milliarden Euro. Nach Angaben des Bundesgesundheitsministeriums ist dieser vor allem auf höhere Beitragssätze zurückzuführen und dient dazu, die Finanzreserven wieder auf das gesetzliche Mindestniveau anzuheben.

Gleichzeitig wuchsen die Ausgaben für ambulant-ärztliche Behandlungen um 6,0 Prozent beziehungsweise 1,63 Milliarden Euro. Das geplante Beitragssatzstabilisierungsgesetz soll die GKV ab 2027 entlasten. Das Bundesgesundheitsministerium nennt ein Einsparvolumen von rund 19 Milliarden Euro.

Verbände und Leistungserbringer warnen vor den Folgen für die Versorgung. Bei der Demonstration am Samstag wurden unter anderem mögliche Einschnitte bei Vorsorgeuntersuchungen, Psychotherapie, Rehabilitation und Geburtshilfe kritisiert. Große Resonanz erhielt zudem eine Petition gegen die Krankschreibung ab dem ersten Krankheitstag. Bis Samstagmittag hatten sie mehr als 520.000 Menschen unterzeichnet. Die Kritik: Arztpraxen würden durch medizinisch nicht immer notwendige Kontakte zusätzlich belastet.

Die Diskussion zeigt ein grundsätzliches Problem. Praxen sollen mehr Versorgung organisieren, während Zeit, Personal und finanzielle Mittel begrenzt bleiben.

Effizienz bedeutet nicht, schneller zu behandeln

Unter wirtschaftlichem Druck liegt der Gedanke nahe, Abläufe einfach zu beschleunigen. In der medizinischen Versorgung greift das zu kurz. Ein sorgfältiges Patientengespräch, eine Untersuchung oder eine Therapieentscheidung lassen sich nicht beliebig verdichten.

Entlastung sollte daher zuerst dort ansetzen, wo keine ärztliche Kernleistung erbracht wird: bei wiederholten Dateneingaben, Rückfragen, Medienbrüchen, manueller Terminverwaltung und unvollständiger Dokumentation.

Eine moderne Praxissoftware kann solche Aufgaben unterstützen. Voraussetzung ist allerdings, dass sie zu den tatsächlichen Prozessen der Praxis passt und vom Team sicher genutzt wird. Eine neue Funktion allein spart noch keine Zeit. Erst ein gut geplanter Ablauf schafft einen messbaren Nutzen.

Fünf Bereiche, in denen digitale Abläufe Praxen entlasten können

1. Terminvergabe und Patientenanfragen strukturieren

Das Telefon ist in vielen Praxen weiterhin ein Engpass. Besonders am Montagmorgen konkurrieren Terminwünsche, Rezeptanfragen, Befundrückfragen und akute Beschwerden um dieselbe Leitung.

Online-Terminbuchung und digitale Anfragewege können einen Teil dieser Kontakte auffangen. Dabei sollten nicht alle Anliegen in denselben Kanal geleitet werden. Sinnvoller sind klar definierte Auswahlmöglichkeiten, etwa für Akuttermine, planbare Kontrollen, Rezeptwünsche oder Rückrufbitten. So erhält das Praxisteam bereits vor der Bearbeitung die wichtigsten Angaben.

2. Wiederkehrende Arbeitsschritte standardisieren

Viele Verwaltungsaufgaben folgen einem festen Muster. Dazu gehören beispielsweise die Vorbereitung einer Untersuchung, das Anlegen wiederkehrender Dokumentation oder das Erstellen bestimmter Formulare.

Vorlagen, Textbausteine und hinterlegte Arbeitsabläufe verringern den manuellen Aufwand. Sie können außerdem helfen, notwendige Angaben vollständig zu erfassen. Wichtig bleibt die individuelle Prüfung: Standardisierung unterstützt die Arbeit, ersetzt aber keine medizinische Beurteilung.

3. Dokumente ohne Medienbruch verarbeiten

Ein Befund trifft als KIM-Nachricht ein, wird ausgedruckt, abgezeichnet und anschließend wieder eingescannt. Solche Umwege kosten Zeit und erschweren die Suche nach Informationen.

Durchgängige digitale Abläufe ermöglichen es, Dokumente direkt der Patientenakte zuzuordnen, zu bearbeiten und für zuständige Teammitglieder kenntlich zu machen. Das reduziert Papier, Suchzeiten und doppelte Arbeit. Dafür müssen Zuständigkeiten und Zugriffsrechte eindeutig geregelt sein.

4. Abrechnung und Dokumentation zusammen denken

Nicht oder unvollständig dokumentierte Leistungen lassen sich häufig nicht korrekt abrechnen. Umgekehrt führt eine rein auf die Abrechnung ausgerichtete Dokumentation schnell zu zusätzlichem Aufwand.

Hilfreich sind Systeme, die während des üblichen Arbeitsablaufs auf fehlende oder widersprüchliche Angaben aufmerksam machen. Plausibilitätsprüfungen können Fehler früh sichtbar machen, bevor sie erst bei der Quartalsabrechnung auffallen. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation und Abrechnung bleibt dennoch bei der Praxis.

5. Routinekommunikation automatisieren

Terminbestätigungen, Erinnerungen, Hinweise zur Vorbereitung oder Informationen über geänderte Sprechzeiten müssen nicht jedes Mal einzeln formuliert und versendet werden. Automatisierte Nachrichten entlasten das Team und geben Patientinnen und Patienten rechtzeitig die benötigten Informationen.

Die Grenzen sind klar: Sensible medizinische Inhalte gehören nur in dafür geeignete, datenschutzkonforme Kommunikationswege. Auch komplexe oder belastende Befunde sollten weiterhin persönlich besprochen werden.

Ein Beispiel aus dem Praxisalltag: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die aktuelle Petition zur Krankschreibung ab dem ersten Tag macht sichtbar, wie viel Organisation ein scheinbar kurzer Vorgang auslösen kann. Ein Patient ruft an. Eine MFA nimmt das Anliegen auf, prüft die Daten und klärt, ob eine ärztliche Beurteilung erforderlich ist. Es folgen Dokumentation, Bescheinigung und möglicherweise weitere Rückfragen.

Nicht jeder dieser Schritte lässt sich automatisieren. Das wäre medizinisch und rechtlich auch nicht sinnvoll. Digitale Anfragen können den Vorgang aber vorsortieren, erforderliche Angaben vollständig erfassen und die Aufgabe an die richtige Stelle im Team weiterleiten. So bleibt mehr Zeit für Fälle, bei denen ein persönliches Gespräch oder eine Untersuchung notwendig ist.

Digitalisierung braucht einen klaren Praxisbezug

Nicht jede digitale Lösung führt automatisch zu weniger Arbeit. Zusätzliche Portale, schlecht abgestimmte Schnittstellen oder parallele Papierprozesse können die Belastung sogar erhöhen. Vor einer Investition sollte eine Praxis deshalb drei Fragen beantworten:

  1. Welcher konkrete Arbeitsschritt soll einfacher werden?
  2. Wie häufig kommt dieser Vorgang im Praxisalltag vor?
  3. Woran erkennen wir nach der Einführung, ob sich der Aufwand tatsächlich verringert hat?

Oft lohnt es sich, zunächst einen einzelnen, häufig wiederkehrenden Prozess zu verbessern. Das kann die Terminannahme, der Dokumenteneingang oder die Vorbereitung der Abrechnung sein. Anschließend lässt sich anhand klarer Kriterien prüfen, ob Bearbeitungszeit, Rückfragen oder Fehler zurückgegangen sind.

Jetzt Praxisabläufe überprüfen

Die aktuellen GKV-Zahlen und die Proteste gegen die Sparpläne zeigen: Der wirtschaftliche Druck auf Arztpraxen wird nicht kurzfristig verschwinden. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Ressourcen gezielt einzusetzen.

Delfs unterstützt Sie dabei, Schwachstellen in Ihren Praxisabläufen zu erkennen und passende digitale Lösungen auszuwählen. Gemeinsam prüfen wir, welche Funktionen Ihr Team wirklich entlasten und wie sie sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert werden können. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.

Quellen