Jede dritte Arzt- und Psychotherapiepraxis erwägt einen Wechsel ihres Praxisverwaltungssystems. Das zeigt das aktuelle PVS-Monitoring des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi). Besonders häufig kritisieren die Befragten eine umständliche Bedienung, hohe Kosten, technische Fehler und unzureichenden Support.
Die Ergebnisse zeigen allerdings auch: Praxissoftware wird sehr unterschiedlich bewertet. Während manche Systeme in mehreren Bereichen überzeugen, würden die Nutzerinnen und Nutzer 18 der 32 untersuchten PVS nicht weiterempfehlen. Für Praxen lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die einzelnen Bewertungskriterien. Ein Gesamtranking allein reicht für eine fundierte Entscheidung nicht aus.
Was wurde im PVS-Monitoring untersucht?
Das Zi befragte vom 2. Mai bis zum 10. Juni 2025 Inhaberinnen und Inhaber von Praxen sowie Leitungen Medizinischer Versorgungszentren. Von 95.036 angeschriebenen Einrichtungen nahmen 3.205 an der Onlinebefragung teil. Für 3.191 Praxen und MVZ lagen verwertbare Angaben zum eingesetzten PVS vor.
In die Auswertung flossen 32 Praxisverwaltungssysteme ein. Voraussetzung waren mindestens sechs Bewertungen aus unterschiedlichen Praxen. Zusammen erreichten die untersuchten Systeme nach Angaben des Zi einen Marktanteil von 77,4 Prozent.
Bewertet wurden unter anderem:
- Benutzerfreundlichkeit
- Häufigkeit technischer Fehler
- Kundensupport
- Kosten und Preis-Leistungs-Verhältnis
- Bereitschaft zur Weiterempfehlung
- Gründe für oder gegen einen Systemwechsel
Die Ergebnisse können über das interaktive PVS-Vergleichsportal des Zi nach unterschiedlichen Kriterien betrachtet werden.
Jede dritte Praxis denkt über einen Wechsel nach
Die durchschnittliche Wechselbereitschaft lag bei 33,3 Prozent. Sie unterscheidet sich jedoch deutlich je nach eingesetztem System. Besonders häufig nannten wechselwillige Praxen folgende Gründe:
- Fast 60 Prozent kritisierten die Benutzerfreundlichkeit.
- Ebenfalls fast 60 Prozent empfanden die Lizenzgebühren als zu hoch.
- 52 Prozent waren mit dem Kundensupport unzufrieden.
- Jeweils 46 Prozent nannten versteckte Preissteigerungen und hohe Wartungskosten.
Damit geht es bei der Unzufriedenheit nicht nur um technische Funktionen. Auch die Erreichbarkeit des Anbieters, nachvollziehbare Preise und der tägliche Bedienkomfort beeinflussen die Bewertung erheblich.
Ein PVS kann alle vorgeschriebenen Anwendungen unterstützen und dennoch unnötig viel Arbeitszeit beanspruchen. Wenn für einen häufigen Vorgang mehrere zusätzliche Eingaben erforderlich sind, summiert sich der Aufwand über den gesamten Arbeitstag. Besonders deutlich wird das an der Anmeldung, bei Verordnungen, der Befundbearbeitung oder dem Versand von Dokumenten.
Benutzerfreundlichkeit bleibt ein entscheidender Unterschied
Die durchschnittliche Benutzerfreundlichkeit erreichte in der Befragung 63,1 von 100 möglichen Punkten. Gegenüber der vorherigen Erhebung verbesserte sich der Wert um 3,4 Punkte. Bei den einzelnen Produkten gab es allerdings große Unterschiede. Fünf Systeme wurden hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit als exzellent eingestuft.
Die durchschnittliche Bereitschaft zur Weiterempfehlung lag bei 5,7 von 10 Punkten und veränderte sich gegenüber der vorangegangenen Befragung kaum. Insgesamt würden die Befragten 18 der 32 betrachteten Systeme nicht weiterempfehlen.
Für die Bewertung einer Praxissoftware ist die Nutzerfreundlichkeit mehr als eine Frage des persönlichen Geschmacks. Sie beeinflusst, wie schnell neue Mitarbeitende eingearbeitet werden, wie sicher Vertretungen arbeiten und wie viel Zeit für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben benötigt wird.
Trotzdem sollte eine Praxis nicht allein nach dem höchsten Usability-Wert auswählen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Fachrichtung, Praxisgröße und Arbeitsweise. Ein gut bewertetes System kann ungeeignet sein, wenn eine benötigte Geräteschnittstelle, Fachgruppenfunktion oder Abrechnungsart fehlt.
Besonders viele Probleme bei eGK und TI-Verbindung
Die Befragung zeigt eine hohe Fehlerhäufigkeit bei verschiedenen digitalen Abläufen. 82,1 Prozent der teilnehmenden Praxen berichteten von Problemen beim Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Bei der Verbindung des Konnektors mit der Telematikinfrastruktur waren es 81,4 Prozent.
Auch das E-Rezept fiel durch Fehlermeldungen auf. Fast zwölf Prozent der Befragten gaben an, bei diesem Prozess täglich Fehler zu erleben. Vergleichsweise stabil liefen dagegen die Abrechnung, die Diagnosekodierung und die Kalenderfunktion.
Diese Zahlen dürfen nicht automatisch als Fehlerquote der jeweiligen Praxissoftware gelesen werden. An vielen Abläufen sind mehrere technische Komponenten und Anbieter beteiligt. Eine Störung kann beispielsweise durch das PVS, ein Kartenterminal, den Konnektor, das Praxisnetzwerk oder einen externen TI-Dienst verursacht werden.
Für Praxen bedeutet das: Häufige Störungen sollten dokumentiert und technisch eingegrenzt werden. Ein schlecht erreichbarer Support verschärft das Problem, weil die Ursache nicht schnell genug gefunden wird und mehrere Beteiligte die Verantwortung weiterreichen können.
Support und Preistransparenz beeinflussen die Gesamtbewertung
Etwa ein Drittel der Befragten war mit dem Serviceangebot seines Herstellers unzufrieden. Rund 40 Prozent kritisierten die Erreichbarkeit. Knapp die Hälfte bewertete die Supportkosten negativ. Gleichzeitig zeigten sich etwa 62 Prozent mit der Geschwindigkeit der Fehlerbehebung zufrieden.
Auch beim Preis-Leistungs-Verhältnis besteht Verbesserungsbedarf. Nach Angaben der KBV ist jeder zweite befragte Praxisinhaber damit unzufrieden und vermisst ausreichende Preistransparenz.
Für einen belastbaren Vergleich müssen deshalb mehr als die monatlichen Lizenzkosten betrachtet werden. Zusatzmodule, Schnittstellen, Supportleistungen, Wartung, Updates und weitere Arbeitsplätze können den Gesamtpreis deutlich verändern. Ebenso relevant ist die Frage, welche Leistungen im Störungsfall enthalten sind.
Ein zunächst günstiges PVS ist nicht zwingend wirtschaftlich, wenn wichtige Funktionen separat berechnet werden oder häufige Probleme Arbeitszeit binden. Umgekehrt rechtfertigt ein höherer Preis nur dann einen Wechsel, wenn das System die benötigten Abläufe tatsächlich verbessert.
Wie belastbar sind die Ergebnisse?
Das PVS-Monitoring schafft mehr Transparenz in einem Markt mit zahlreichen unterschiedlichen Systemen. Die Ergebnisse sollten dennoch sachlich eingeordnet werden.
An der Befragung beteiligten sich 3,4 Prozent der angeschriebenen Praxen und MVZ. Es ist möglich, dass besonders zufriedene oder besonders unzufriedene Nutzerinnen und Nutzer eher teilgenommen haben. Zudem wurden nur Systeme mit mindestens sechs Bewertungen berücksichtigt. Bei PVS mit wenigen Rückmeldungen können einzelne Bewertungen das Ergebnis stärker beeinflussen.
Das Zi weist zugleich darauf hin, dass sich die Positionen vieler Systeme trotz eines veränderten Befragungsverfahrens ähnlich wie in der vorherigen Erhebung darstellten. Positive und negative Bewertungen scheinen sich bei verschiedenen Produkten also nicht vollständig zufällig zu verteilen.
Das Monitoring ist damit eine wertvolle Orientierung. Es ersetzt aber weder eine individuelle Bedarfsanalyse noch einen Test typischer Abläufe aus der eigenen Praxis.
So nutzen Praxen das Vergleichsportal sinnvoll
Statt ausschließlich nach dem bestplatzierten Gesamtergebnis zu suchen, sollten Praxen zunächst klären, welches Problem sie lösen möchten.
Ist die tägliche Bedienung zu umständlich, sind Bewertungen zur Benutzerfreundlichkeit und zur Zahl der notwendigen Arbeitsschritte besonders relevant. Bei häufigen Ausfällen sollten Fehlerhäufigkeit, Supporterreichbarkeit und Geschwindigkeit der Fehlerbehebung stärker gewichtet werden. Stehen hohe laufende Kosten in der Kritik, gehören Preis-Leistungs-Verhältnis und Kostentransparenz zu den entscheidenden Kriterien.
Anschließend empfiehlt es sich, zwei oder drei infrage kommende Systeme anhand konkreter Praxisabläufe zu prüfen. Dazu kann beispielsweise das Anlegen eines neuen Patienten, die Ausstellung eines E-Rezepts, die Zuordnung eines Laborbefunds oder der Versand eines Arztbriefs über KIM gehören.
Wie Sie einen möglichen Wechsel systematisch vorbereiten, lesen Sie in unserem Beitrag „Praxissoftware wechseln: Diese sieben Fragen sollten Sie vorher klären“.
Fazit: PVS-Bewertungen liefern Orientierung, aber keine fertige Entscheidung
Das PVS-Monitoring 2025 macht erhebliche Unterschiede bei Benutzerfreundlichkeit, Fehlerhäufigkeit, Kosten und Support sichtbar. Die hohe Wechselbereitschaft zeigt, dass viele Praxen mit ihrem derzeitigen System nicht zufrieden sind.
Ein schlechter Bewertungswert ist jedoch noch kein ausreichender Grund für einen sofortigen Wechsel. Zunächst muss geklärt werden, welche Probleme in der eigenen Praxis auftreten, wodurch sie verursacht werden und welche Anforderungen ein anderes System besser erfüllen soll.
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Stand: August 2026. Grundlage sind das PVS-Monitoring des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung und die Zusammenfassung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.
