Neue Mitarbeitende in der Arztpraxis: Sieben IT-Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag

Eine neue MFA beginnt am Montag. Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, der Dienstplan steht und das Team ist informiert. Am Arbeitsplatz fehlt jedoch noch das Benutzerkonto. Also erhält die neue Kollegin vorübergehend die Zugangsdaten einer anderen Mitarbeiterin. Was als pragmatische Lösung beginnt, kann schnell zum Sicherheits- und Datenschutzproblem werden.

Ein strukturiertes IT-Onboarding verhindert solche Notlösungen. Es sorgt außerdem dafür, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an arbeitsfähig sind. Die folgenden sieben Aufgaben sollten Arztpraxen rechtzeitig erledigen.

1. Einen persönlichen Benutzerzugang einrichten

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sollte ein eigenes Benutzerkonto erhalten. Das gilt insbesondere für das Praxisverwaltungssystem, Windows, E-Mail-Dienste, den Online-Terminkalender und weitere Anwendungen mit Patientendaten.

Gemeinsam verwendete Konten sind zwar bequem, haben aber einen entscheidenden Nachteil: Änderungen und Zugriffe lassen sich keiner Person eindeutig zuordnen. Bei einer fehlerhaften Dokumentation oder einem Sicherheitsvorfall ist später kaum nachvollziehbar, wer gehandelt hat.

Die Zugangsdaten sollten der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter persönlich übergeben werden. Ein vorläufiges Passwort ist bei der ersten Anmeldung zu ändern. Zugangsdaten gehören weder auf einen Zettel am Bildschirm noch in eine frei zugängliche Schublade.

2. Nur tatsächlich benötigte Rechte vergeben

Eine Auszubildende am Empfang benötigt andere Zugriffsrechte als eine erfahrene MFA in der Abrechnung. Auch eine ärztliche Vertretung braucht nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Verwaltungs- und Systemeinstellungen.

Die Berechtigungen sollten deshalb nach dem Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ vergeben werden. Für eine neue MFA am Empfang können beispielsweise folgende Funktionen erforderlich sein:

• Patientenaufnahme und Stammdatenpflege
• Terminvergabe
• Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte
• Bearbeitung eingehender Dokumente
• Vorbereitung bestimmter Formulare

Zugriffe auf Abrechnung, Systemeinstellungen, Benutzerverwaltung oder besonders geschützte Dokumente sind nur freizuschalten, wenn sie für die jeweilige Tätigkeit erforderlich sind.

Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV sieht vor, Berechtigungen und Zugriffe nach Personengruppen und einzelnen Personen zu regeln. Ändert sich später der Aufgabenbereich, müssen auch die Berechtigungen angepasst werden.

3. Den Arbeitsplatz vollständig vorbereiten

Am ersten Arbeitstag sollte nicht erst geklärt werden müssen, welcher Computer genutzt werden kann. Prüfen Sie vorab, ob der vorgesehene Arbeitsplatz technisch vollständig eingerichtet ist.

Dazu gehören je nach Tätigkeit:

• Computer und Monitor
• Telefon oder Headset
• Drucker und Etikettendrucker
• Dokumentenscanner
• Kartenterminal
• Zugriff auf benötigte Netzlaufwerke
• E-Mail-Postfach
• KIM und weitere Kommunikationsdienste
• Online-Terminkalender
• digitale Formulare und Archivsysteme

Testen Sie mindestens eine typische Aufgabe. Lässt sich ein Testpatient aufrufen? Funktionieren Drucker und Scanner? Kann die Mitarbeiterin auf die benötigten Vorlagen zugreifen? Ein kurzer Probelauf erspart dem Team am ersten Arbeitstag viele Unterbrechungen.

4. Anmeldung und Bildschirmsperre erklären

Eine automatische Bildschirmsperre bietet nur dann Schutz, wenn sie konsequent genutzt wird. Neue Mitarbeitende sollten deshalb wissen, dass sie den Arbeitsplatz auch bei kurzer Abwesenheit sperren müssen. Das gilt besonders am Empfang, in gemeinsam genutzten Behandlungsräumen und in Bereichen, die Patientinnen und Patienten einsehen können.

Ebenso wichtig ist die korrekte Abmeldung nach Arbeitsende. Ein lediglich ausgeschalteter Monitor schützt nicht vor einem Zugriff auf das weiterhin geöffnete Praxisverwaltungssystem.

Bei mobilen Geräten kommen weitere Punkte hinzu. Praxiseigene Laptops, Tablets und Smartphones benötigen einen sicheren Gerätesperrcode. Private Geräte sollten nicht ohne ausdrückliche Freigabe für Fotos, Sprachaufnahmen oder die Verarbeitung von Praxisdaten eingesetzt werden.

5. Datenschutz und IT-Sicherheit praktisch vermitteln

Eine unterschriebene Verschwiegenheitserklärung ersetzt keine Einweisung. Neue Beschäftigte müssen wissen, wie sie sich in konkreten Situationen verhalten sollen.

Besprechen Sie beispielsweise:

• Wie werden verdächtige E-Mails gemeldet?
• Dürfen USB-Sticks verwendet werden?
• Was ist bei einem versehentlich geöffneten Anhang zu tun?
• Wer wird bei einer ungewöhnlichen Fehlermeldung informiert?
• Wie werden Patientendokumente sicher versendet?
• Welche Regeln gelten für private Smartphones?
• Was ist bei einem verlorenen Gerät oder Schlüssel zu tun?

Die KBV empfiehlt, neue Mitarbeitende in die wesentlichen IT-Systeme einzuweisen, die Sicherheitsregeln der Praxis zu erläutern und feste Meldewege für mögliche Vorfälle festzulegen. Weitere Hinweise und Musterdokumente stellt sie in den Anforderungen für Praxen bereit.

Entscheidend ist, dass die Einweisung zum tatsächlichen Arbeitsplatz passt. Eine MFA am Empfang sollte etwa erkennen können, wenn eine vermeintliche Krankenkassen-E-Mail nach Zugangsdaten fragt. Eine Mitarbeiterin in der Abrechnung muss wissen, wie Abrechnungsdateien gespeichert und übermittelt werden dürfen.

6. Zuständigkeiten und Meldewege festlegen

Neue Mitarbeitende sollten nicht raten müssen, wen sie bei einem technischen Problem ansprechen. Legen Sie deshalb klar fest:

• Wer ist intern für die Praxis-IT zuständig?
• Wer verwaltet Benutzerrechte?
• Wer darf den IT-Dienstleister beauftragen?
• Wo werden Störungen dokumentiert?
• Welche Vorfälle müssen sofort gemeldet werden?
• Unter welcher Nummer ist der Support erreichbar?

Auch der Umgang mit Passwörtern muss geregelt sein. Mitarbeitende sollten Zugangsdaten nicht untereinander weitergeben. Benötigt eine Kollegin zusätzliche Rechte, werden diese über den vorgesehenen Weg eingerichtet.

Das schützt nicht nur die Daten. Klare Zuständigkeiten verhindern auch, dass mehrere Personen gleichzeitig unterschiedliche Lösungsversuche starten und das ursprüngliche Problem dadurch schwerer nachvollziehbar wird.

7. Einrichtung und Einweisung dokumentieren

Eine kurze Checkliste schafft Verbindlichkeit. Dokumentiert werden sollten mindestens:

• angelegte Benutzerkonten
• freigeschaltete Anwendungen
• zugewiesene Rollen und Rechte
• ausgegebene Geräte, Schlüssel und Karten
• erfolgte Datenschutz- und Sicherheitseinweisung
• zuständige Ansprechpersonen
• Datum der Einrichtung und Prüfung

Die Dokumentation hilft auch bei späteren Veränderungen. Wechselt eine MFA vom Empfang in die Abrechnung, können die Rechte gezielt angepasst werden. Verlässt sie die Praxis, zeigt die Liste, welche Konten gesperrt und welche Geräte zurückgegeben werden müssen.

Checkliste für den ersten Arbeitstag

Vor Arbeitsbeginn sollten Sie diese Fragen mit Ja beantworten können:

• Ist ein persönliches Benutzerkonto vorhanden?
• Wurden nur die notwendigen Rechte vergeben?
• Funktionieren Computer, Drucker, Scanner und Telefon?
• Sind alle benötigten Programme und Vorlagen erreichbar?
• Wurde ein sicheres erstes Passwort eingerichtet?
• Sind Bildschirmsperre und Abmeldung erklärt?
• Kennt die neue Mitarbeiterin die Datenschutzregeln?
• Sind die Meldewege bei IT-Problemen bekannt?
• Wurden Geräte, Schlüssel und Zugänge dokumentiert?

Ein gutes IT-Onboarding spart Zeit und schützt Patientendaten

Ein neuer Arbeitsplatz lässt sich nicht zuverlässig in den letzten zehn Minuten vor Dienstbeginn einrichten. Benutzerkonten, Berechtigungen und Geräte sollten einige Tage vorher feststehen und getestet werden.

Delfs unterstützt Sie bei der technischen Vorbereitung neuer Arbeitsplätze. Wir richten benötigte Zugänge ein, prüfen Hard- und Software und stimmen die Berechtigungen auf die Aufgaben in Ihrer Praxis ab. So können neue Mitarbeitende vom ersten Tag an sicher und produktiv arbeiten.

Planen Sie einen Ausbildungsbeginn, eine Neueinstellung oder einen internen Aufgabenwechsel? Sprechen Sie uns rechtzeitig an. Wir bereiten den Arbeitsplatz gemeinsam mit Ihnen vor.