Die elektronische Patientenakte bleibt eine gesetzliche Aufgabe der Arztpraxen. Die gesonderte Vergütung für ihre Befüllung fällt jedoch zum 1. Januar 2027 weg. Das hat der Erweiterte Bewertungsausschuss im August beschlossen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Ärztinnen, Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten die bisherigen Leistungen noch abrechnen.

Für Praxen bedeutet das: Die Frist sollte bei der Abrechnung beachtet werden. Gleichzeitig lohnt es sich, die Arbeitsabläufe rund um die ePA zu überprüfen. Denn die Befüllung muss ab 2027 in vielen Fällen weiterhin erfolgen, ohne dass dafür eine eigene Gebührenordnungsposition zur Verfügung steht.

Diese ePA-Leistungen werden gestrichen

Aktuell sieht der Einheitliche Bewertungsmaßstab drei Gebührenordnungspositionen für die Befüllung der ePA vor:

  • GOP 01648 für die Erstbefüllung
  • GOP 01647 für die weitere Befüllung
  • GOP 01431 für die Aktualisierung außerhalb eines persönlichen Arzt-Patienten-Kontakts

Diese GOP können noch für Leistungen bis einschließlich 31. Dezember 2026 angesetzt werden. Zum 1. Januar 2027 werden sie aus dem EBM gestrichen.

Der GKV-Spitzenverband hatte zunächst gefordert, die Vergütung bereits zum 1. Oktober 2026 einzustellen. Die KBV lehnte dies ab. Der Erweiterte Bewertungsausschuss legte schließlich den Jahreswechsel als Stichtag fest.

Grundlage der Änderung ist das Ende Juli 2026 in Kraft getretene GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz. Es hebt die bisherige gesetzliche Vorgabe auf, nach der für die Erstbefüllung und Aktualisierung der ePA eigene Vergütungsregelungen vorzusehen waren.

Die Pflicht zur Befüllung bleibt bestehen

Mit dem Ende der Vergütung verschwindet die ePA nicht aus dem Praxisalltag. Vertragsärztinnen, Vertragsärzte sowie Vertragspsychotherapeutinnen und Vertragspsychotherapeuten bleiben grundsätzlich verpflichtet, bestimmte Daten aus der aktuellen Behandlung einzustellen.

Dazu gehören insbesondere elektronisch vorliegende:

  • Befundberichte aus diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
  • Befunde aus der bildgebenden Diagnostik
  • Laborbefunde
  • elektronische Arztbriefe

Voraussetzung ist, dass die Praxis auf die ePA zugreifen kann und die Patientin oder der Patient der betreffenden Datenverarbeitung nicht widersprochen hat. Nicht jeder Patientenkontakt und nicht jede Untersuchung muss zusätzlich in der ePA dokumentiert werden. Die vollständige Behandlungsdokumentation verbleibt weiterhin im Praxisverwaltungssystem.

Die Streichung betrifft also die gesonderte Vergütung, nicht automatisch die mit der ePA verbundenen Aufgaben.

Welche finanziellen Folgen sind zu erwarten?

Die KBV rechnet durch den Wegfall der Vergütung für die Erst- und Folgebefüllung mit einem durchschnittlichen Honorarverlust von 7.465 Euro je Ärztin, Arzt oder psychotherapeutisch tätiger Person und Jahr. Wie hoch die tatsächliche Belastung einer einzelnen Praxis ausfällt, hängt unter anderem von der Patientenzahl, der Fachgruppe und der bisherigen Nutzung der GOP ab.

Die Zahl ist daher kein verlässlicher Wert für jede Praxis. Sie zeigt aber die Größenordnung, von der die ambulante Versorgung insgesamt betroffen sein kann.

Neben der ePA-Vergütung werden zum 1. Januar 2027 weitere Leistungen aus dem EBM gestrichen. Dazu zählen verschiedene Zuschläge zur Terminvermittlung, die Vergütung für die Beratung zur Organ- und Gewebespende sowie Zuschläge für psychotherapeutische Kurzzeittherapien.

Was Praxen jetzt tun sollten

Bis zum Jahresende sind vor allem drei Punkte wichtig.

Abrechnung vollständig prüfen

Praxen sollten sicherstellen, dass alle bis zum 31. Dezember erbrachten und berechnungsfähigen ePA-Leistungen korrekt dokumentiert und abgerechnet werden. Dabei sind die jeweiligen Abrechnungsvoraussetzungen der GOP zu beachten.

Abläufe im Team festlegen

Wer prüft, welche Dokumente in die ePA gehören? Wer stellt sie ein? Und wie wird ein Widerspruch dokumentiert? Klare Zuständigkeiten vermeiden Rückfragen und doppelte Arbeit.

Eine kurze interne Arbeitsanweisung kann bereits helfen. Darin lässt sich festhalten, welche Dokumentarten regelmäßig anfallen und an welcher Stelle des Behandlungsablaufs sie übertragen werden.

Praxissoftware konsequent nutzen

Je besser die ePA in das Praxisverwaltungssystem eingebunden ist, desto geringer fällt der zusätzliche Aufwand aus. Umständliche Zwischenschritte oder unklare Ablageorte kosten dagegen bei jedem Vorgang Zeit.

Prüfen Sie deshalb, ob alle Mitarbeitenden die ePA-Funktionen Ihrer Praxissoftware kennen und ob Schulungsbedarf besteht. Auch verfügbare Updates sollten zeitnah eingespielt werden.

Gute Abläufe werden noch wichtiger

Die Streichung der GOP ändert nichts daran, dass die ePA für viele Praxen zum festen Bestandteil der Versorgung geworden ist. Ab 2027 wird es jedoch noch wichtiger, Befunde und Dokumente mit möglichst wenigen Arbeitsschritten bereitzustellen.

Delfs unterstützt Sie dabei, Ihre Praxissoftware aktuell zu halten und digitale Abläufe sinnvoll einzurichten. Wenn die Arbeit mit der ePA unnötig viele Klicks erfordert oder im Team Fragen zur technischen Umsetzung bestehen, sprechen Sie uns an. Gemeinsam prüfen wir, wie sich der Ablauf in Ihrer Praxis verbessern lässt.

Quelle: Kassenärztliche Bundesvereinigung: ePA-Vergütung noch bis Jahresende