Viele Arztpraxen nutzen Microsoft 365 bereits täglich. E-Mails werden über Outlook versendet, Dokumente in OneDrive gespeichert und Besprechungen über Microsoft Teams durchgeführt. Gleichzeitig besteht oft Unsicherheit darüber, welche Daten überhaupt in einer Cloud verarbeitet werden dürfen und wo datenschutzrechtliche Grenzen liegen.

Die gute Nachricht: Der Einsatz von Microsoft 365 ist in Arztpraxen grundsätzlich möglich. Entscheidend ist jedoch, welche Daten verarbeitet werden, wie die Umgebung konfiguriert ist und welche technischen sowie organisatorischen Maßnahmen getroffen werden.

Warum das Thema so wichtig ist

Arztpraxen verarbeiten besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Dazu gehören vor allem Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten. Diese Daten unterliegen den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den berufsrechtlichen Anforderungen im Gesundheitswesen.

Kommt es zu einem Datenverlust oder einer unzulässigen Verarbeitung, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch Vertrauensverlust bei Patienten und erheblicher organisatorischer Aufwand.

Welche Daten dürfen in Microsoft 365 verarbeitet werden?

Grundsätzlich können viele alltägliche Praxisdaten sicher über Microsoft 365 verarbeitet werden. Dazu zählen beispielsweise:

  • Allgemeine Korrespondenz mit Geschäftspartnern
  • Terminabsprachen ohne medizinische Inhalte
  • Dienstpläne und Urlaubsübersichten
  • Interne Dokumentationen
  • Schulungsunterlagen
  • Qualitätsmanagement-Dokumente
  • Projekt- und Organisationsunterlagen

Auch die Zusammenarbeit im Team lässt sich über Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive effizient organisieren, sofern die Zugriffsrechte korrekt eingerichtet sind.

Bei Patientendaten ist besondere Vorsicht geboten

Deutlich sensibler wird es bei Gesundheitsdaten. Dazu gehören unter anderem:

  • Patientenakten
  • Diagnosen
  • Befunde
  • Laborergebnisse
  • Arztbriefe
  • Röntgen- und Bilddaten
  • Medikationspläne
  • Informationen über Behandlungen oder Erkrankungen

Diese Daten erfordern einen besonders hohen Schutz. Ihre Verarbeitung in Cloud-Systemen sollte nur nach sorgfältiger Prüfung der rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfolgen.

Praxen sollten deshalb vermeiden, Gesundheitsdaten unkontrolliert per E-Mail zu versenden oder in frei zugänglichen Cloud-Speichern abzulegen.

Zugriffsrechte sind entscheidend

Ein häufiger Fehler in Arztpraxen besteht darin, Dateien für alle Mitarbeitenden freizugeben, obwohl nur wenige Personen Zugriff benötigen.

Das sogenannte „Need-to-know-Prinzip“ sollte konsequent umgesetzt werden. Mitarbeiter erhalten nur die Berechtigungen, die sie für ihre tägliche Arbeit tatsächlich benötigen.

Beispiele:

  • Empfangsmitarbeiter benötigen andere Berechtigungen als Ärzte.
  • Auszubildende sollten keinen Zugriff auf sämtliche Dokumentenbereiche erhalten.
  • Ehemalige Mitarbeiter müssen nach ihrem Ausscheiden sofort deaktiviert werden.
  • Gemeinsame Benutzerkonten sollten vermieden werden.

Microsoft 365 bietet hierfür umfangreiche Möglichkeiten zur Benutzer- und Rechteverwaltung.

Die größte Gefahr sitzt oft vor dem Bildschirm

Moderne Sicherheitslösungen schützen vor vielen technischen Angriffen. Trotzdem entstehen Sicherheitsvorfälle häufig durch menschliche Fehler.

Typische Beispiele:

  • Dokumente werden versehentlich an falsche Empfänger freigegeben.
  • Phishing-Mails werden geöffnet.
  • Passwörter werden mehrfach verwendet.
  • Dateien werden privat gespeichert oder weitergeleitet.

Deshalb sollten neben technischen Maßnahmen auch regelmäßige Mitarbeiterschulungen stattfinden.

So wird Microsoft 365 sicherer

Damit Microsoft 365 in der Arztpraxis sicher betrieben werden kann, sollten mindestens folgende Maßnahmen umgesetzt werden:

Multifaktor-Authentifizierung (MFA)

Selbst wenn ein Passwort gestohlen wird, verhindert die zusätzliche Anmeldung per App oder Bestätigungscode häufig einen erfolgreichen Angriff.

Sichere Benutzerverwaltung

Jeder Mitarbeiter sollte ein eigenes Benutzerkonto verwenden. Die Nutzung gemeinsamer Logins erschwert die Nachvollziehbarkeit und erhöht das Risiko von Sicherheitsvorfällen.

Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen

Mit der Zeit sammeln sich häufig unnötige Zugriffsrechte an. Diese sollten regelmäßig überprüft und bereinigt werden.

Geräteschutz

Notebooks, Tablets und Smartphones sollten verschlüsselt und zentral verwaltet werden. Bei Verlust kann ein Gerät dann aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden.

Datensicherung

Microsoft 365 ersetzt kein vollständiges Backup-Konzept. Wichtige Daten sollten zusätzlich gesichert werden, damit sie auch bei Fehlbedienung, Ransomware-Angriffen oder versehentlichem Löschen wiederhergestellt werden können.

Microsoft 365 sicher und datenschutzkonform nutzen

Microsoft 365 bietet Arztpraxen zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu modernisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Gleichzeitig bleibt der Schutz sensibler Daten eine zentrale Aufgabe. Nicht jede Information sollte ohne Prüfung in der Cloud gespeichert oder geteilt werden, insbesondere wenn Gesundheitsdaten betroffen sind.

Mit einer sorgfältigen Benutzerverwaltung, klaren Zugriffsrechten, modernen Sicherheitsmechanismen und einer durchdachten Backup-Strategie lassen sich die Vorteile von Microsoft 365 jedoch sicher und verantwortungsvoll nutzen. So profitieren Praxen von mehr Flexibilität und Effizienz, ohne Kompromisse bei Datenschutz und Informationssicherheit eingehen zu müssen.

Als IT-Partner für Arztpraxen unterstützt Delfs Sie dabei, Microsoft 365 sicher und datenschutzkonform in Ihre Praxisumgebung zu integrieren. Von der Einrichtung und Benutzerverwaltung über die Absicherung von Endgeräten bis hin zu Backup- und Sicherheitskonzepten sorgen wir dafür, dass Ihre Daten bestmöglich geschützt sind und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeiten der Microsoft-365-Plattform optimal nutzen können.

Sie möchten Microsoft 365 in Ihrer Arztpraxis professionell einsetzen? Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne zu einer sicheren und praxisgerechten Umsetzung.